Будущее за системами электронного документооборота

25 Марта 2016 5

Сегодня Украина стоит на пороге нового витка развития. Невзирая на постоянные дискуссии о техническом или экономическом дефолте, мы медленно, но уверенно двигаемся вперед. Открываются международные границы, идет перестройка страны, постепенно налаживаются международные взаимоотношения. Представители бизнес-структур, государственные учреждения и население — все готовы к качественным переменам.

По моему глубокому убеждению, сегодня одним из ведущих трендов развития в нашей стране является внедрение электронного документооборота. Это не новое веяние, а скорее закономерный этап, через который прошли все развитые страны мира.

Объединения активных участников украинского IT-рынка, участие ассоциаций, правительственные инициативы в рамках стратегии «Устойчивого развития Украины 2020» — это те предпосылки, которые свидетельствуют о том, что «свет в конце туннеля» все-таки брезжит.

Если говорить о фундаменте данного тренда, то я бы привел в качестве примера сегмент ритейла, в котором работаю с 2000-х.

Мои личные наблюдения и результаты экспертных данных показывают, что больше всего в 2014 году просел потребительский премиум-сегмент. Связано это с тем, что данная категория покупателей мигрировала в средний сегмент. А тот, в свою очередь, сместился в эконом. Падение составило более 15-20% за счет уменьшения среднего чека покупателей и оборота самой торговой сети. Если учесть и рост курса валют, то картина вырисовывается не самая красочная.

Безусловно, в данных условиях представители ритейла, как и любого другого бизнеса, начинают задумываться над оптимизацией затрат, автоматизацией бизнес-процессов, уменьшением ошибок в работе и, порой, над сокращением штата. Для Украины — это не ново, нечто подобное мы уже наблюдали в 2008-м. Объединяющим фактором прошлого и настоящего являются инструменты, с помощью которых можно эффективно решить задачи бизнеса.

Здесь и приходят на помощь ритейлу так называемые EDI-решения (Electronic Data Interchange — электронный обмен данными.

Что же это такое и почему EDI уверенно решает задачи бизнес-структур?

Не раскрою секрет, что в любом офисе документы создаются в электронном виде, но более 80% из них распечатываются (для визирования, уведомления, согласования, запуска в работу и т.д.). Это традиционный подход, который увеличивает расходы компании и забирает время сотрудников. Например, если проанализировать среднее суммарное рабочее время, которое сотрудники тратят на обработку бумажной версии документов в месяц, мы увидим, что на это уходит от 30% до 60% рабочего дня. Более того, всегда остается риск потерять документы и снова тратить деньги и время на печать, услуги курьера и т.д.

Опыт E-COM показывает, что сегодня электронный документооборот в той или иной степени внедрен практически во всех крупных торговых сетях Украины и ряда их поставщиков, дистрибьюторов и производителей продукции. Хоть и произошло это внедрение не сразу. На заре становления ритейла в стране лишь немногие компании были готовы принимать новый формат обмена данными. Это были в основном международные структуры, которые знали, как это работает в Европе, и поставили перед собой цель стандартизировать свои бизнес-процессы по всей сети покрытия в Украине.

Если посмотреть на EDI в комплексе с электронным юридически значимым документооборотом (ЮЗД — электронный документ, содержащий электронные цифровые подпись и печать), открывается огромнейший потенциал внедрения не только в рамках нашей страны, но и в мировом масштабе.

По результатам исследований Global market report 2015, из 500 млрд счетов, которые выставляются и которыми обмениваются контрагенты по всему миру, более 42 млрд проводятся в электронном формате.

EDI-технологии являются решением, с помощью которого вся информация находится в единой системе и защищена от потерь облачными технологиями. Внедрение EDI решает сразу несколько задач: на 70% сокращает время обработки документов; уменьшает ошибки за счет встроенной функции проверок; на 80% сокращает затраты на расходные материалы; минимизирует расходы, связанные с документооборотом (до 7-10% от общей стоимости сделки), и многое другое.

Поэтому, если оценивать перспективы дальнейшего развития и внедрения EDI среди розничных сетей, поставщиков, производителей и дистрибьюторов, можно с уверенностью сказать, что следующие 5-10 лет пройдут под лозунгом EDI. Именно EDI проникнет во все бизнес-процессы с момента заказа продукции до регистрации налоговых накладных в ЕРНН, а в будущем — и до электронного правительства.

Виталий Мороз, hub.kyivstar.ua

Комментарии 0
Войдите, чтобы оставить комментарий
Пока пусто
Ошибка